Nhiều anh chị mở quán tính rất kỹ tiền đầu tư ban đầu — cọc mặt bằng, bàn ghế, bếp — rồi khai trương xong mới giật mình vì tháng nào cũng “bốc hơi” một khoản không nhỏ. Đó là chi phí vận hành: những khoản chi lặp đi lặp lại mỗi tháng để quán tiếp tục mở cửa. Quán sống hay chết nằm ở khoản này, không nằm ở số tiền mở cửa ban đầu. Cẩm nang bóc tách từng khoản OPEX theo tỉ lệ phần trăm doanh thu, kèm một bảng mẫu để anh chị đối chiếu quán mình.
Chi phí vận hành một quán ăn nhỏ thường ngốn khoảng 78–85% doanh thu mỗi tháng, chia thành bảy nhóm chính: nguyên liệu, nhân công, mặt bằng, điện–nước–gas, marketing, hao hụt và thuế khoán. Khoản nặng nhất luôn là nguyên liệu (giá vốn), chiếm 30–40% doanh thu — và đây cũng là khoản anh chị kéo giảm được nhiều nhất bằng cách nhập sỉ đông lạnh. Đây là chi phí định kỳ hàng tháng, hoàn toàn khác với vốn đầu tư ban đầu.
- Chi phí lớn nhấtNguyên liệu
- % nguyên liệu30–40% doanh thu
- Mặt bằng nên dưới15% doanh thu
- Dễ bị bỏ sótHao hụt & thuế khoán
Chi phí vận hành khác vốn đầu tư ban đầu thế nào?
Hai loại tiền này rất hay bị gộp làm một, dẫn tới lập kế hoạch sai. Vốn đầu tư ban đầu chi một lần để mở cửa: cọc mặt bằng, sửa sang, mua bếp, tủ đông, bàn ghế. Chi phí vận hành (OPEX) chi đều đặn mỗi tháng để duy trì hoạt động: tiền thuê, lương, nguyên liệu, điện nước. Một quán có thể mở cửa với vốn ban đầu vừa phải nhưng vẫn đóng cửa sau vài tháng nếu chi phí vận hành nuốt hết doanh thu. Nếu anh chị đang cần bóc tách phần tiền mở cửa một lần, phần đó nằm ở bài dự toán chi phí mở quán ăn; phần chi phí vận hành chỉ tính khoản lặp lại từng tháng.
Bảng chi phí vận hành 1 tháng của quán ăn nhỏ
Khung OPEX tham khảo cho một quán ăn nhỏ 20–30 chỗ, giả định doanh thu 120 triệu đồng/tháng (khoảng 4 triệu/ngày). Anh chị thay doanh thu thật của quán mình vào, giữ nguyên cột phần trăm để ra con số của chính mình:
| Khoản chi | % doanh thu | Số tiền (triệu) |
|---|---|---|
| Nguyên liệu (giá vốn món) | 35% | 42,0 |
| Nhân công (lương + phụ cấp) | 20% | 24,0 |
| Mặt bằng (thuê hàng tháng) | 12% | 14,4 |
| Điện, nước, gas | 5% | 6,0 |
| Marketing, khuyến mãi | 3% | 3,6 |
| Hao hụt (hư, đổ, khách bùng) | 3% | 3,6 |
| Thuế khoán | 1,5% | 1,8 |
| Chi khác (bao bì, phần mềm, sửa chữa) | 3% | 3,6 |
| Tổng chi phí vận hành | 82,5% | 99,0 |
| Lợi nhuận ròng còn lại | 17,5% | 21,0 |
Số liệu tham khảo cho khu vực TP.HCM – Bình Dương, không phải báo giá. Tỉ lệ từng khoản dao động theo mô hình quán và cách vận hành.
Bóc tách từng khoản theo % doanh thu
Nhìn theo tỉ lệ phần trăm thay vì số tiền tuyệt đối giúp anh chị biết ngay khoản nào đang “ăn” quá phần của nó. Đây là ngưỡng lành mạnh của từng nhóm:
- Nguyên liệu — 30–40%: khoản lớn nhất và cũng linh hoạt nhất. Vượt 40% là dấu hiệu định lượng lỏng lẻo, giá nhập cao hoặc hao hụt nhiều. Đây là chỗ nhập sỉ đông lạnh phát huy tác dụng rõ nhất.
- Nhân công — 15–25%: quán nhỏ nên tận dụng người nhà giai đoạn đầu; thuê thêm khi lượng khách đã ổn định. Lương vượt 25% doanh thu là quán đang thừa người so với lượng khách.
- Mặt bằng — dưới 15%: tiền thuê là chi phí “chết”, trả đều bất kể quán đông hay vắng. Ký hợp đồng với giá thuê vượt 15% doanh thu dự kiến là tự trói mình suốt thời hạn thuê.
- Điện, nước, gas — 4–6%: phụ thuộc thiết bị và số giờ mở cửa. Tủ đông chạy 24/7 nhưng tốn ít hơn nhiều so với thiệt hại khi hàng hư vì trữ sai.
- Marketing — 2–5%: gồm biển hiệu, ưu đãi, phí sàn giao đồ ăn. Phí app giao hàng có thể ăn tới 20–25% mỗi đơn nên phải tính riêng khi chạy online.
- Hao hụt — 2–5%: hàng hư, đổ vỡ, chế biến hỏng, khách bùng. Nhỏ nhưng cộng dồn cả năm là con số lớn, và hầu như luôn bị quên khi lập kế hoạch.
- Thuế khoán — 1–2%: hộ kinh doanh nộp thuế khoán theo doanh thu ấn định. Nhỏ nhưng cố định, nên đưa vào bảng ngay từ đầu để không bị bất ngờ.
Kéo % giá vốn xuống bằng cách nhập nguyên liệu sỉ
Trong bảy khoản trên, nguyên liệu vừa nặng nhất vừa nằm trong tầm kiểm soát của anh chị nhiều nhất. Giảm giá vốn từ 38% xuống 33% doanh thu, với doanh thu 120 triệu, là thêm 6 triệu lợi nhuận mỗi tháng mà không cần bán thêm một tô nào. Ba đòn bẩy chính:
- Nhập sỉ theo thùng/kg thay vì mua chợ lẻ: giá ổn định, không trồi sụt theo chợ từng sáng, và tiết kiệm cả thời gian đi chợ mỗi ngày.
- Đọc đúng quy cách hàng đông lạnh: chỉ số net cho biết tỉ lệ thịt thật — net 9 nghĩa là 1kg được khoảng 900g thịt, net 5 chỉ còn ~500g. So giá theo ký thịt thật mới biết loại nào rẻ thật, tránh mua rẻ mà hoá đắt.
- Trữ đông đúng cách: lấy tới đâu dùng tới đó, kéo khoản hao hụt xuống thay vì bỏ hàng ế cuối ngày.
Anh chị có thể xem bảng giá sỉ theo bậc số lượng để tính chính xác con số ở dòng “nguyên liệu” trong bảng OPEX của quán mình.
Những sai lầm khiến chi phí vận hành phình ra
- Chỉ nhìn số tiền, không nhìn tỉ lệ. Lương 24 triệu là ít hay nhiều tuỳ doanh thu — 20% thì ổn, 30% là báo động. Luôn quy về phần trăm.
- Bỏ quên hao hụt và thuế khoán. Hai khoản nhỏ này không nằm trong hoá đơn nào cụ thể nên hay bị bỏ ra ngoài bảng, khiến lợi nhuận thực thấp hơn tưởng tượng.
- Mua nguyên liệu lẻ mỗi sáng. Giá phụ thuộc chợ, không thương lượng được, và tốn một buổi mỗi ngày — vừa đội giá vốn vừa mất công.
- Không tách quỹ vận hành khỏi tiền lãi. Tiêu lẫn lộn khiến tháng vắng khách không còn tiền trả lương và tiền hàng.
Chốt giá vốn sỉ để giữ chi phí vận hành trong tầm kiểm soát
Muốn dòng “nguyên liệu” trong bảng OPEX luôn ổn định, anh chị cần một nguồn hàng giá sỉ rõ ràng. Kho Lạnh Dĩ An báo giá sỉ theo bậc số lượng cho thịt, hải sản và đồ chế biến sẵn — xem bảng giá sỉ và toàn bộ sản phẩm đông lạnh, rồi gọi hotline để được tư vấn cơ cấu hàng theo mô hình quán. Giao trong ngày ở nội thành TP.HCM, Bình Dương và Biên Hoà; đi tỉnh gửi chành xe.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí vận hành quán ăn chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu?
Với quán nhỏ, tổng chi phí vận hành thường 78–85% doanh thu, phần còn lại 15–22% là lợi nhuận ròng. Nguyên liệu chiếm 30–40%, nhân công 15–25%, mặt bằng nên giữ dưới 15%.
Khoản chi vận hành nào lớn nhất?
Nguyên liệu (giá vốn món), thường 30–40% doanh thu. Đây cũng là khoản kéo giảm được nhiều nhất nhờ nhập sỉ và đọc đúng quy cách hàng đông lạnh, thay vì mua lẻ ngoài chợ mỗi ngày.
Chi phí vận hành khác vốn đầu tư ban đầu ở đâu?
Vốn đầu tư ban đầu chi một lần để mở cửa (cọc, sửa sang, mua thiết bị). Chi phí vận hành chi đều mỗi tháng để duy trì hoạt động. Phần tiền mở cửa nằm ở bài dự toán chi phí mở quán ăn.
Làm sao biết quán mở ra có lãi không?
Lấy doanh thu dự kiến trừ đi tổng chi phí vận hành theo bảng OPEX. Nếu còn dương và đủ bù dần vốn ban đầu thì quán có lãi. Chi tiết cách tính có trong bài mở quán ăn có lãi không.
Quán nhỏ nên chọn mô hình nào để chi phí vận hành nhẹ?
Mô hình gọn — ít nhân công, mặt bằng vừa phải, thực đơn tinh — giúp OPEX thấp và dễ hoà vốn. Tham khảo thêm ở bài mô hình quán ăn nhỏ để chọn hướng phù hợp vốn.